Wenn es um die digitale Zusammenarbeit von verteilten Teams geht, kann man auf unendlich viele Softwareprodukte zurückgreifen. Es ist sogar so unübersichtlich, dass man erhebliche Zeit braucht, um sich da durchzuarbeiten. Und das Ergebnis: Jedes Werkzeug kann irgendwas gut, aber man sucht vergeblich nach einem „Alleskönner“. Vielleicht kann es ihn nicht geben, weil jeder eine andere Vorstellung hat, was wichtig ist. Und will man tatsächlich sich anschicken, einen „Alleskönner“ zu entwickeln, muss man zwangsläufig an der Komplexität der Anforderungen scheitern. Leider wird programmiert auf Teufel komm raus und es wird vor lauter Verstrickungen im Detail der Großfehler - oder besser Mythos - in der IT ein ums andere Mal wiedergemacht: „Alles ist programmierbar“.
Was macht Zusammenarbeit aus? Und was macht es so schwer, diese in Nullen und Einsen zu strukturieren. Menschen in Organisationen und Projekten entwickeln Ideen und diskutieren diese in kleineren und größeren Ansammlungen. Analog können wir uns das vorstellen: wir sitzen am Tisch und es geht hin und her. Dazu kommt, dass dabei im Team oder bei jedem Einzelnen Dokumente, also Beschriebenes entsteht über das, was wichtig und festzuhalten ist. Das können Skizzen und Zeichnungen sein, aber auch Erkenntnisse aus Versuchen und schlicht Gedanken. Kennen wir auch. In einem langen Prozess tauschen wir uns aus und geben uns neue Informationen, die wiederum viele Menschen betreffen. Klar, eine neue Entwicklung wird aus vielen Informationen und Ideen von Menschen zusammengetragen. Und das umfasst sehr oft viele 1000 Dokumente und „Messages“ und Hinweise und Änderungen u.v.m. Bisher haben wir das irgendwie schon hingekriegt.
So, nun denken wir mal nach, wie wir das oben Beschriebene mit den Mitteln der Informationstechnologie lösen können. Wenn alle einem Raum sitzen ist es einfach. Wenn Teams aus 20, 30 oder 100en Kollegen bestehen, die irgendwo verteilt sind, dann wird’s unübersichtlich, also was tun?
Beginnen wir die Betrachtung mit einer Abstraktion im Sinne von „was kann IT eigentlich leisten?“ Ohne Frage wurde erreicht, dass hochstrukturierte, sich vielfach wiederholende Prozesse (ERP), recht gut organisiert werden können. Ebenso sind tolle Instrumente entstanden, die das kognitive Arbeiten eines Einzelnen extrem erleichtern (CAD, CAM, Kalkulationssysteme, Grafiksysteme, Animation usw.)
Um zu verstehen, was die Herausforderung bei der Organisation der digitalen Zusammenarbeit ist, müssen wir an die Wurzeln des Sinns von Programmierung ran, also der Automatisierung von Prozessen. Dort wo ein Rechner schneller ist, als die paar Bits/Sekunde, die der Mensch hinkriegt, ist es einfach und logisch. Auch bei hochstrukturierten Wiederholungen ist es einfach und für jeden klar. Bei Tools für die Zusammenarbeit ist das aber genau NICHT der entscheidende Aspekt. Man weicht der Frage aus, was die Zusammenarbeit von Menschen ausmacht: Ideen und Spinnereien, neue Lösungen, Dinge, die man ausprobieren muss, um zu sehen, ob sie funktionieren. Böse Anmerkung: Man entwickelt lieber die Idee von KI, als dass man Menschen vernetzt und diese erstmal intelligent agieren lässt.
Fazit: Genau diese Königsdisziplin „Zusammenarbeit von verteilten Teams“ = u. A. Projektmanagement kam gewaltig zu kurz, weil sie sich nicht einfach erschließt. Hier gibt es kaum Klarheit und ist es nicht möglich, sehr schnell darüber Einigkeit zu erzielen, was effektiv und effizient ist – also was wir brauchen, um gut zusammenarbeiten zu können.
Wer nach einfachen Lösungen sucht, muss sich meist durch einen Sturm an Einwänden und Irrtümern kämpfen. Oft kommt man nicht auf die einfachen Lösungen. Man spürt den Ärger und die Ineffizienz, aber es kommt kein Bild in den Kopf, wie es einfacher ging. Dabei kann man oft größten Problemen mit einfachsten Interventionen begegnen.
Was wurde denn wirklich an Tools geschaffen, die einen „Wertbeitrag“ leisten, der wirklich bedeutsam ist? Wir verlieren uns in Dingen, die wir zwar schön und partiell „total super“ finden, die aber keinen Nutzen erzeugen.
Im Projektmanagement gibt es viele Interessenslagen. In der Planung hätten wir gerne schöne Gantt Diagramme, die im Grunde NULL Relevanz haben. Ich kann sie malen wie ich will, es hat keinen Einfluss auf die Effektivität eines Projektes. Sie sind SHOW! Dann hätten wir gerne perfekte automatische Verschiebung von Terminen und Aufgaben, falls sich was ändert. Der berühmte Netzplan. Ja, und damit sollte die Personal- und Kapazitätsplanung auch abgedeckt sein. Zeiterfassung gibt es auch noch und Vieles mehr. Jeder halbwegs schlaue Projektmanager weiß, was es bedeutet, einen Netzplan zu ändern. Wir unterliegen ständig der Verführung des „alles ist programmierbar“. Klar, es gibt Tools vor Allem für die Software Entwicklung, die echt gut sind, aber die haben keine Files und nur überschaubare Iterationen.
Wir unterliegen der Täuschung, dass Optik und angenehme Usability effektiv sind. Es ist absurd, verstehen zu müssen, wieso die Idee eines Kanban Boards sich visuell wieder in einem Projektmanagement Tool wiederfindet, wo doch die Anwendung sehr sinnvoll analog genutzt wurde und einer Werkhalle auch nicht mehr als mit 2 Boards parallel gearbeitet wird. Solange ich eben nur wenige Boards habe, ist alles schön easy.
Umparken im Kopf. Nicht die Frage „Was kann man alles schön programmieren“ ist dabei wichtig, sondern was hält mich auf, was verlangsamt meine Performance, was brauche ich für meine Arbeit am notwendigsten?
Wir ignorieren systematisch die Frage: WAS IST WIRKLICH WICHTIG?
Wir „leiden“ seit 25 Jahren unter dieser „Missachtung“ von unseren Wünschen und haben nun was unternommen. Aber vorher ein Check!
Wenn nachfolgende Kriterien auf Sie zutreffen (oder zwei bis drei davon), dann lesen Sie bitte weiter:
- · Sie sind mehr als 3 Mitarbeiter, die nicht in einem Raum sitzen
- · Sie tauschen Gedanken und Ideen aus und diskutieren diese (vermutlich mit email und Telefon)
- · Sie nutzen MS Excel als Planungs- oder Projektmanagementtool
- · Sie nutzen MS Excel für Statusbearbeitungen von Vorgängen und Arbeitspaketen
- · Sie nutzen MS Office (Explorer) als Dokumentenablage
- · Sie nutzen MS Outlook zur Kommunikation
- · Sie sind zufällig auch noch ein Unternehmen, das Produkte entwickelt, konstruiert und ggf. produziert und vertreibt
- · Sie organisieren komplexe Projekte mit vielen Dokumenten und vielen Informationen
- · Sie arbeiten auf einem Firmenserver (nicht in der Cloud)
Haben Sie sich schon mal bewusst gemacht, was Sie sich damit antun? Sie verschlechtern Ihr Leben, insbesondere Ihr Arbeitsleben. Es mag ja sein, dass sie diese ganzen Absurditäten sogar bezahlt bekommen, aber es kann Sie nicht zufriedenstellen oder gar glücklich machen. Es wird aber nicht besser, wenn Sie sich diese „Wohlfühltools“ (siehe oben) einkaufen. Nur netter.
Sie haben sich vermutlich „arrangiert“ mit der Situation. Es gibt ja den Spruch: Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr. Aber das ist heute gar nicht mehr das Problem. Es ist viel dramatischer:
Was Hänschen gelernt hat, VERLERNT Hans nimmermehr.
Wir sind in der Falle. Wir haben uns in 20 Jahren an etwas gewöhnt, was im Grunde so nicht geplant war, aber dann schlicht passiert ist. Wir haben unsere schönen Leitzordner - die von den Sekretärinnen liebevoll und sehr effektiv (ja) gepflegt wurden - ersetzt durch exakt die gleiche Logik, nämlich Ordner, aber in elektronischer Form. Die Ordnung ist aber dabei völlig abhandengekommen. Denn die Sekretärin wurde wegrationalisiert und jeder schreibt in die Ordner rein, wie er will.
Klassischer Effizienzfehler. Primärkosten gespart, Sekundärkosten vervielfacht.
Ich weiß wovon ich spreche, ich habe als Kind im Familienunternehmen die Organisation damals schon interessiert verfolgt. Ich habe gesehen, dass sich am Ordneranfang sogenannte Fortschreibelisten befanden. Da wurde jede Bewegung IM Ordner in einer Zeile dokumentiert. Alles was passierte, wurde festgehalten. Jeder konnte es nachvollziehen. Informationen wurden auf Notizblöcken festgehalten und in den Ordner abgelegt. Natürlich wieder mit Information dazu. Auftragspapiere im Unternehmen wurden per Rohrpost versendet. Ja, klingt irr, war aber effektiv. Die Fertigungssteuerung (Leitstand) fand über ….ja… eine Person statt. Über Sprechanlagen haben die Mitarbeiter ihren Auftragsstatus gemeldet. Das hat alles reibungslos funktioniert, vor Allem weil unstrukturierte Informationen von einem Menschen sofort kognitiv verarbeitet wurden und die richtigen Leute informiert wurden. Änderungen im Produktionsprogramm waren ein Klacks. Ja, es sieht so aus, als würde ich gerne zurück in die „gute alte Zeit“. Mitnichten.
Es geht mir um ganz was anderes. Bevor wir zur Auflösung kommen, will ich eine weitere kleine Geschichte einer Fehlentwicklung erzählen. Dass Briefe (ja Papierbriefe) langsam waren, ist unbestritten. Aber genau deshalb haben sich die Verfasser sehr bemüht, da sinnvolles und vollständig Verständliches reinzuschreiben. Ein Brief hatte einen Zweck. Aber der enthielt (meist) keine hektische Botschaft, sondern grundlegende Handlungsoptionen, Vertragsbeschreibungen oder durchaus persönlichen Austausch. Die Antwort konnte man abwarten. Mit der elektronischen Kommunikation ist nichts effektiver und effizienter geworden, mit Ausnahme der Geschwindigkeit. Man hat aber nicht gelernt, in den 20 Jahren, seit die elektronische Kommunikation kommerziell genutzt ist, aus dieser elektronischen Kommunikation ein effektives Arbeitsinstrument zu machen. Es ist immer noch – und da sind wir (nach Hänschen) immer noch: ein Brief, der halt elektronisch erstellt und versandt wird.
Der elektronische Brief ist aber in den letzten 20 Jahren zum völlig widersinnigen Steuerungsinstrument für ganze Organisationen geworden. In den letzten Jahren hat man erkannt, dass zumindest die Kommunikation besser über Chatrooms oder Messengertools funktioniert. Aber sonst hat man praktisch nichts dazugelernt. Wir sind schlampig geworden, was unsere Sekretärinnen nie zugelassen hätten. Es ist nichts mehr zu finden, wir haben nur noch Informations- und Dokumentengräber. Aber alles ist nett und super schön anzusehen.
Selbe Logik – negative Nützlichkeit. Und neue Absurditäten…
Ich habe die gigantischen Gewinne der Digitalisierung bei sich wiederholenden Prozessen schon gewürdigt, aber für die Zusammenarbeit von Menschen hat sich nichts verbessert. Im Gegenteil. Neben der völligen Verfehlung in der Nutzung von email, hat es sich etabliert, auch wunderbare Tools wie EXCEL für Aufgaben zu nutzen, die völlig am Ziel vorbeischießen und dabei unglaublich viel Ressourcen verbrauchen. Plötzlich gibt es Themen, die es vorher nicht gegeben hat. Mehrere Menschen können ein Dokument öffnen und bearbeiten und niemand weiß, was nun der wirklich aktuelle Stand ist. Es weiß noch nicht einmal jeder, dass überhaupt ein Dokument entstanden/geändert/gelöscht wurde.
Zusammenfassend kann man sagen, dass sich kaum welche von den früheren Problemen gebessert haben:
- · Wir wissen nicht Bescheid, wer was wann warum und wie macht
- · Wir haben keine Ahnung, was im Projekt an Themen behandelt wird und was wichtig ist
- · Wir kennen keinen aktuellen Stand von Dokumenten und sonstigen Informationen.
- · Wir tappen im Dunkeln und kriegen Informationen, die für unsere Arbeit elementar sind, nur zufällig oder unvollständig oder cc als Nebeninfo.
- · So sollen wir arbeiten als Entwickler, Ingenieure, Konstrukteure, Techniker, Beschaffer, Prototypenbauer, Kundenbetreuer usw….???
Spielgeräte von Programmier- Fetischisten? NEIN!
Auch wenns total öde klingt und vielleicht ist! Es braucht was Nützliches und nicht was Nettes. Klar wäre es schön, wenn man beides kombinieren könnte, aber das wäre dann der echte Kunstgriff, an dem wir noch arbeiten. Es geht um das, was wir notwendigst brauchen.
- · Das Analoge mit dem Digitalen in Effizienz setzen!
- · Was leisten Menschen? Sie stellen Zusammenhänge her, sie kombinieren und sie entwickeln Lösungen.
- · Was Leisten Software Programme? Sie sind viel schneller als wir, sie tragen Millionen abruffähiger Informationen in sich und sie können damit Menschen verbinden, wie das ja bei facebook usw. hinreichend bekannt ist.
Kombinieren wir also beide Welten so, wie sie es beide am besten können!
Menschen erzeugen Informationen, erstellen Dokumente und wollen Dinge vorantreiben. Wie kann ihnen Software dabei helfen. Software kann Menschen und ihre Informationen und Dokumente verbinden, Zusammenhänge durch technische Verknüpfungen unterstützen, die in der analogen Welt nur durch die „Sekretärin“ möglich war. Nun aber kann man 1000e Informationen mit 1000en Menschen und 1000en Dokumenten superleicht verknüpfen. Das Entscheidende ist das WIE. Niemand kann 1000e Informationen verarbeiten. Es geht um intelligente Selektion und das ist SYSTEMDREI. Systemdrei ist ein Analog/Digital Umsetzer.
Das größte Hindernis sind nicht Mängel an der Funktionalität des Tools – es ist unser eigener Mangel an Verständnis von „was kann die Maschine leisten und was können wir besser und wie kann man das kombinieren?“
Aber es steht uns noch was anderes im Weg: Wir uns selbst. In vielen Präsentationen ist klar geworden, dass uneingeschränkte Informationen, über das was läuft in der Organisation sozial nicht verträglich ist. Obwohl ein Unternehmen eine hochsachliche Angelegenheit ist, sind die Akteure Menschen aus Fleisch und Blut und legen selbst fest, wer wann welche Information in welcher Form bekommen soll. Wir haben in den meisten Unternehmen – noch- keine Kultur der grenzenlosen Zusammenarbeit. Wir haben kein homogenes auf Zwecke ausgerichtetes Sozialsystem, wir haben eine von Interessen und Vorteilnahmen geprägte Kommunikation.
Unternehmensleitungen sollten also bei der Toolauswahl auch die Unternehmenskultur im Blick haben und nicht nur die technischen Spielerein von Tools, die vielen auf den ersten Blick super gefällt.
Mit Systemdrei gibt es eine Anwendung, die auf MS Office basiert und intelligent Mensch und Information verknüpft. Mensch und Tool haben zu gleichen Teilen Verantwortung, dass damit die Organisation um ein Vielfaches besser werden kann.
Im Grunde genommen ist das eine Anforderung, die seit je her im Raum steht, aber zugunsten des „alles ist programmierbar“ ignoriert wurde. Es wird Zeit, das Gute mit dem Nützlichen zu verbinden.
Axel Wimmer 07 2019
