Welches „Problem“ lag der Entwicklung von Systemdrei zu Grunde? Was war der „Ärger“?

Sie arbeiten im Team, sind aber weit verteilt. Sie können also nur telefonieren oder emails schreiben, wenn etwas zu sagen ist oder wenn Dokumente verteilt, gesichtet, beurteilt bzw. bearbeitet werden sollen. Aber alle Informationen hängen buchstäblich in der Luft. Mit email transportieren Sie Dokumente, von denen niemand weiß, was der aktuelle Stand ist. Excel ist in vielen Unternehmen DAS Instrument, um Workflows zu organisieren. Excel ist aber definitiv KEIN Tool für Teams. Niemand kann nachvollziehen, was aktuell ist. Es ist ein gelebter Missbrauch eines im Grunde sehr guten Kalkulationstools...

Sehen Sie das Bild links. Es liefert einen Ausschnitt unseres „Ärgers“.

Sie arbeiten gemeinsam an einem Projekt, wissen aber zu keiner Zeit, was in diesem Projekt läuft, welche Dokumente welchen Stand haben und was überhaupt los ist? Emails ohne Ende… Niemand weiß was genaues. Was tun wir: Rückfragen per Telefon: Weißt Du, was das los ist?

Lassen Sie uns die fatalen Folgen zusammenstellen...

Beginnen wir mit dem Schlimmsten: Die versteckten Verluste. Sie müssen dafür kurz die Perspektive wechseln! Analysieren Sie Ihren Tag: Sie haben 480 Minuten offiziell (8h). Es geht nicht um beschäftigt sein- es geht um: Womit sind Sie beschäftigt? Suchen von Informationen und Dateien, Nachtelefonate für Probleme, die sie schon früher hätten wissen müssen, Rückkopplungen mit anderen Kollegen, weil Sie nicht Bescheid wussten… usw. In der Summe ist jeder Einzelne nur noch zu ca. 30% bis 50% effektiv und effizient. Das hat eine wissenschaftliche Studie ergeben. Für die Organisation bedeutet das Verluste (kumuliert) bis zu 70% an Effektivität und Effizienz, weil ja das ineffiziente Zusammenwirken weitere Verluste erzeugt.

Konkrete Auswirkungen

Viel zu lange und teure Projektlaufzeiten. Extreme Verluste durch zu hohe Personalineffizienzen (Menschen suchen nach Informationen, laufen ihnen hinterher, ständige überflüssige Blaulichtmaßnahmen). Kosten entstehen, wo keine Kosten entstehen dürfen (Reparaturmaßnahmen für Nacharbeiten und Korrekturen). Informations- und Wissensverluste – wichtige Informationen werden gar nicht verarbeitet oder verschwinden in den Tiefen von Outlook und Explorer. Motivationsverlust. Wirtschaftliches Risiko durch zu lange, zu teure und zu ineffiziente Projektarbeit.  

Anforderungen an die Netzwerkorganisation bzw. an Projektteams

Worum geht es, wenn Personen, die nicht im gleichen Raum sitzen, aber am Gleichen arbeiten: Um Aktualität, Information als Sofort Service. Systemdrei kann das. Transparenter geht es nicht.

Alle Teammitglieder können jede Aktivität (je nach Berechtigung) und alle Änderungen, Anpassungen, aber auch Kommunikationen, Ideen und Hinweise mit EINEM Instrument organisieren. Die Daten liegen immer an einer Stelle auf dem Server und fliegen nicht wie bei angehängten Dateien an email ohne Bezug „im Äther“ herum. Sie sind somit alle Realtime vernetzt und können sofort alles sehen, was passiert. Der Messenger innerhalb von systemdrei sorgt für einen geschlossenen effektiven Informationspool Emails können eingebunden werden, sind aber für die interne Kommunikation und den Informationsaustausch überflüssig. Systemdrei liefert volle Funktionalität. Systemdrei ist der Metamanager für Ihre Projektarbeit.

Systemdrei liefert die Sofortmeldung.

Mit der Logbuchfunktion können wir uns alle wie in einem Raum informieren. Es gibt keine Grenzen, nur die im Kopf.

MAXIMALER ÜBERBLICK BEI MINIMALEM AUFWAND

Was fehlt noch: natürlich das Highlight „Workflowsteuerung“ und Taskmanagement realtime. Klar kann das Systemdrei. Allerdings ganz einfach. Und stellen Sie sich die Frage: welche Information brauchen Sie wirklich. Wie weit sind wir, wo hakt es? Nichts anderes. Das interessiert.

Arbeitspakete, Gates, Abweichungen. Geht alles mit Systemdrei. Nur halt sehr einfach. Cockpit: Über supereinfache, aber intelligente Filter Presets (selbst ultraeinfach zusammenzustellen) haben Sie sekundenschnell und in Echtzeit alles sichtbar, was für Sie wichtig ist. Keine Verluste. Voller Überblick.

TECHNIK & SICHERHEIT

Systemdrei ist eine Weiterentwicklung auf Basis der Software PRIMUS PLM der Firma Cadadapt OG mit Sitz in Marchtrenk/Österreich. Die Funktionen von Systemdrei beinhalten neben allen Funktionalitäten eines PLM – Systems mit zusätzlichen Kommunikations- und Workflowfunktionen, die bisher mit Office- Produkten (outlook, explorer, excel) abgearbeitet wurden. Systemdrei ist eine professionelle Daten- und Dokumentmanagementlösung für alle Dokumenttypen und ist funktional eingerichtet für CAD-Systeme sowie deren Anhangs-Dokumente (MS-Office, pdf, …). Zu unseren Kunden zählen alle Unternehmensgrößen, kleine Konstruktionsbüros genauso wie international tätige Konzerne mit verteilten Standorten.

Systemdrei basiert auf einem neuartigen Daten-Management-Framework welches ohne relationale Datenbank (SQL, Oracle, …) auskommt. Die Daten und Metadaten liegen auf mehreren Servern verteilt. Systemdrei ist dabei schneller im Suchen, Finden und im Anzeigen als datenbankbasierte Systeme, unabhängig von der Anzahl der User, dem Datenumfang oder Anzahl der Dokumente. Sysremdrei ist in wenigen Minuten Installiert, vollständig konfigurierbar, lässt sich über eine umfangreiche API erweitern sowie mit anderen Systemen problemlos koppeln.

Daten-/Dokumentenverwaltung

Ihre Daten bleiben auf Ihren Servern erhalten. Primus-PDM greift auf bestehende Ordnerstrukturen und Dokumente zu, die von unterschiedlichen Quellen stammen können. Gleichgültig ob lokaler Server, Laptops oder FTP-Server, alle dort befindlichen Ordner und Dokumente werden in einer Umgebung angezeigt und können miteinander verknüpft werden.

Infrastruktur / Hardware

Systemdrei läuft auf allen Windows Betriebssystemen ab Version X Client bzw. Version X Server. Eine Primus-PLM Installation benötigt ca. 60 MB Speicherplatz und kann auch von einem USB-Stick oder -Festplatte gestartet und betrieben werden.

Technische Beratung

Wir bieten Beratung, Konfiguration und Implementierung sowie Schulungen für Anwender, Administratoren, und Applikationsentwickler online und vor Ort.

Kulturelle Beratung

Systemdrei einzuführen ist keine technische Meisterleistung. Das ist alles sehr einfach und unkompliziert. Die Herausforderung liegt in der sozialen und kulturellen Einbindung in die Organisation. Natürlich stehen wir hier als Berater und sogar als Pädagogen und Philosophen (ja, das braucht es hier) zur Verfügung. Vom Ergebnis wagen Sie gar nicht zu träumen (nur positiv!!).